Prohlášení společnosti X-Document House Prague Group s.r.o. o ochraně osobních údajů
Úvod
Toto prohlášení o ochraně osobních údajů platí pro weby a aplikace společnosti X-Document House Prague Group s.r.o. (dále jen „společnost X-Document“ nebo „my“), které obsahují odkaz na toto prohlášení. Toto prohlášení o ochraně osobních údajů platí také pro marketingovou a reklamní činnost společnosti X-Document, pokud na něj odkazují. Cílem tohoto prohlášení je informovat vás o shromažďování a používání vašich osobních údajů.
Shromažďované osobní údaje
Můžete se rozhodnout, zda nám poskytnete osobní údaje, abychom s vámi mohli komunikovat, zpracovávat vaše objednávky, poskytovat vám služby nebo nabídnout zaměstnání. Jaké údaje shromažďujeme, záleží na kontextu vaší interakce se společností X-Document, s vašimi volbami včetně nastavení ochrany osobních údajů a vybraných produktů a funkcí. Osobní údaje, které shromažďujeme, mohou obsahovat:
Jméno a kontaktní údaje. Vaše jméno a příjmení, e-mailovou adresu, poštovní adresu, telefonní číslo a jiné podobné kontaktní údaje, abychom s vámi mohli komunikovat, zpracovávat objednávky nebo poskytovat produkty nebo služby. Můžeme také shromažďovat jméno vašeho zaměstnavatele, pokud nakupujete produkty nebo služby jménem vaší organizace, a informace spojené s vašimi předchozími nákupy. Některé formuláře od vás mohou vyžadovat podrobnosti o produktu, jako například sériové číslo.
Přihlašovací údaje. Hesla, nápovědy hesla a podobné bezpečnostní informace používané pro ověřování a přístup k účtu.
Demografické údaje. Údaje o vás, jako je země pobytu a preferovaný jazyk.
Údaje o poloze. Můžeme shromažďovat údaje o vaší poloze, které mohou být přesné, nebo přibližné. Přesné údaje o poloze mohou být uloženy v datech globálního navigačního satelitního systému (GNSS) (např. GPS), stejně jako v údajích o blízkých základnových stanicích a přístupových bodech sítě WiFi, které shromažďujeme, když aktivujete produkty nebo funkce založené na poloze. Přibližné údaje o poloze zahrnují například méně přesné umístění odvozené z vašeho zařízení nebo údaje, které označují místo, kde se nacházíte, jako je město nebo poštovní směrovací číslo.
Údaje ze sociálních sítí. Můžeme poskytovat funkce sociálních médií, které vám umožní sdílet informace prostřednictvím vašeho účtu na sociálních sítích. Pokud tyto funkce používáte, mohou být informací o vás shromažďovány nebo sdíleny prostřednictvím sociálních sítí. Seznamte se se zásadami ochrany osobních údajů a nastaveními sociálních sítí, které používáte, abyste porozuměli jejich praktikám.
Žádosti o zaměstnání / životopisy. Informace ze žádostí o zaměstnání či životopisů, které nám poskytnete, pokud se přímo nebo nepřímo ucházíte o zaměstnání ve společnosti X-Document. Berete na vědomí, že vaše žádost může obsahovat citlivé osobní údaje. Společnost X-Document tyto informace využívá k vyhodnocení vaší žádosti a k provádění činností souvisejících se zaměstnáním.
Zpětná vazba a recenze produktů. Informace, které nám poskytnete, a obsah zpráv, které nám zašlete, jako je například zpětná vazba a vámi napsané recenze produktů, příspěvky na blogy nebo dotazy a informace, které poskytnete podpoře zákazníků. Když nás kontaktujete prostřednictvím našeho webu, formuláře společnosti X-Document nebo helpdesku, jako je například zákaznická podpora, mohou být telefonní hovory nebo konverzace z chatu s našimi zástupci sledovány a nahrávány. Vaše zpětná vazba, příspěvky a recenze budou použity k hledání, jak naše produkty a služby zlepšit.
Prohlížení webu. Informace o vašich návštěvách na našem webu a vzorce vašeho prohlížení webu. Tyto informace mohou zahrnovat údaje o vašem zařízení, včetně adresy internetového protokolu (IP), typu prohlížeče a místních a jazykových nastavení. Ty jsou podrobněji popsány níže v části nazvané „Soubory cookie, webové signály a možnosti ochrany osobních údajů“. Tyto informace shromažďujeme pro zjištění údajů, jako je například počet návštěvníků různých částí našeho webu, a pro přizpůsobení prostředí na našich stránkách a našich interakcí s vámi vašim potřebám.
Produkty. Některé produkty prodané společností X-Document shromažďují údaje, jako je registrace produktu, údaje z měřidel, zásoby spotřebních materiálů, konfigurace a nastavení zařízení, verze softwaru a chybové kódy. Společnost X-Document využívá tyto informace ke zlepšení produktů, fakturaci, generování reportů, doplňování spotřebních materiálů a podpůrným službám.
Zdroje třetích stran. Získáváme také údaje od třetích stran. Tyto zdroje třetích stran se v průběhu času mění, považujeme je však za důvěryhodné zdroje a mohou být veřejně dostupné nebo dostupné na komerční bázi. Mohou zahrnovat:
- zprostředkovatele dat, od kterých nakupujeme demografické údaje z důvodu doplnění shromažďovaných údajů;
- sociální sítě, pokud produktu společnosti X-Document povolíte přístup k vašim údajům na jedné nebo více sítích;
- jmenované subjekty v rámci vašeho podniku nebo firmy (například člen vašeho IT oddělení) v průběhu poskytování služeb;
- partnery, se kterými nabízíme značkové služby nebo se zabýváme společnými marketingovými aktivitami. Pokud zakoupíte služby nebo produkty společnosti Xerox, můžeme od nich získat určité informace o vašem nákupu, jakožto Xerox partner.
- agentury pro prevenci podvodů nebo subjekt podávající informace o úvěrové spolehlivosti v souvislosti s poskytováním úvěrů a
- veřejně dostupné zdroje, jako jsou veřejně dostupné vládní databáze nebo jiné údaje ve veřejném vlastnictví.
Jak používáme osobní údaje
Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme s vaším souhlasem, jak vyžaduje zákon nebo jak je to nezbytné k naplnění legitimních zájmů společnosti X-Document, k účelům, které
zahrnují: (i) poskytování produktů a služeb, (ii) řízení, správu a provozování našeho podnikání, (iii) plnění našich smluvních a právních závazků, (iv) provádění přímého marketingu, (v) prevenci podvodů a (vi) ochranu bezpečnosti našich systémů a našich zákazníků.
Osobní údaje, které jsou odeslány v rámci obchodní činnosti, mohou být sloučeny s dostupnými adresáři podnikových databází. Společnost X-Document používá osobní údaje:
- k odpovědím na vaše dotazy a ke komunikaci s vámi,
- k poskytování zákaznické podpory,
- ke sdílení zpráv, aktualizací nebo užitečných rad o produktech a službách společnosti X-Document
- k umožnění online nakupování,
- k informování o speciálních akcích a další reklamě,
- k umožnění registrace online služeb,
- k přijímání a vyhodnocení žádostí o zaměstnání,
- k přizpůsobení, analýze a vylepšování našich produktů, služeb, technologií, komunikace a vztahů s vámi,
- k poskytování požadovaných produktů a služeb,
- k upozorňování vás na administrativní záležitosti, které se týkají vašich produktů nebo služeb X-Document a
- aby v případě fúze nebo akvizice společnosti X-Document či podstatné části jejího majetku byly osobní údaje případně předány zachované nebo nabývající straně nebo na ni převedeny.
Jak sdílíme osobní údaje
Vaše osobní údaje sdílíme podle potřeby za účelem dokončení transakce nebo poskytnutí produktu či služby, o které jste žádali nebo ke kterým jste udělili oprávnění.
Osobní údaje sdílíme mezi přidruženými společnostmi X-Document, abychom mohli efektivně řídit naše podnikání. Také sdílíme osobní údaje s dodavateli nebo zprostředkovateli pracujícími naším jménem pro účely popsané v tomto prohlášení nebo v našich smlouvách s vámi. Například společnosti, které jsme najali, aby poskytovaly služby zákaznické podpory nebo se podílely na údržbě a servisu produktů prostřednictvím našich systémů a služeb, mohou potřebovat přístup k osobním údajům, aby mohly vykonávat svou práci. V takových případech jsou tyto společnosti smluvně zavázány dodržovat naše požadavky na ochranu osobních údajů a zabezpečení a nemohou používat od nás získané osobní údaje pro jakýkoli jiný účel. Osobní údaje můžeme také zveřejňovat v rámci podnikových transakcí, jako je sloučení nebo prodej majetku.
Konečně, osobní údaje budeme předávat nebo zveřejňovat, pokud se budeme v dobré víře domnívat, že je to nutné:
- k dodržování platných právních předpisů nebo k reakci na platné právní postupy, a to i od policejních složek nebo jiných vládních úřadů,
- k ochraně našich zákazníků, například k prevenci pokusů o podvod na uživatelích našich produktů nebo k zabránění ztrátám na životech nebo vážným úrazům nebo
- k provozování a udržování bezpečnosti našich produktů, včetně prevence nebo zastavení útoku na naše počítačové systémy nebo sítě.
Kde osobní údaje zpracováváme a ukládáme
Osobní údaje shromážděné společností X-Document budou uloženy a zpracovány ve vašem regionu. Naši subdodavatelé, zprostředkovatelé a partneři jsou na základě smlouvy povinni chránit veškeré osobní údaje, které od nás obdrží, a mají zakázáno tyto osobní údaje používat pro jakýkoli jiný účel než k poskytování služeb podle pokynů společnosti X-Document. V souladu s platnými právními předpisy také podnikáme kroky k zajištění přiměřené ochrany veškerých přenosů vašich osobních údajů.
Pokyny týkající se ochrany osobních údajů jsou každoročně zaměstnancům společnosti X-Document připomínány v rámci našeho povinného školicího programu. Podnikáme kroky, abychom zajistili, že údaje, které na základě tohoto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů shromažďujeme, jsou zpracovávány podle ustanovení tohoto prohlášení a podle požadavků platných právních předpisů.
Doba uchovávání
Společnost X-Document si uchovává osobní údaje tak dlouho, dokud je to nezbytné pro poskytování produktů a plnění požadovaných služeb a transakcí, nebo pro jiné zásadní účely, jako je dodržování našich právních závazků, řešení sporů a prosazování platnosti našich smluv. Skutečná doba uchovávání údajů se může lišit. Kritéria používaná k určení období uchovávání údajů zahrnují: (i) jak dlouho potřebujeme osobní údaje k poskytování našich produktů nebo provozování našeho podnikání, (ii) zda jsou osobní údaje citlivého typu a (iii) zda se na společnost X-Document vztahují právní, smluvní nebo podobné povinnosti údaje uchovávat.
Vaše práva s ohledem na osobní údaje
U údajů, které shromažďujeme, máte na výběr. Když vás požádáme o poskytnutí osobních údajů, můžete odmítnout. Pokud se však rozhodnete neposkytnout údaje, které jsou důležité k poskytování produktu nebo funkce, je možné, že tento produkt nebo funkci nebudete moci používat.
- Pokud zpracování osobních údajů podléhá vašemu souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli zrušit.
- V případě potřeby máte právo od nás požadovat (i) přístup k osobním údajům a jejich předání, (ii) přenesení osobních údajů a (iii) úpravu nebo vymazání vašich osobních údajů.
- Máte také právo na námitky ke zpracování osobních údajů a můžete ho omezit.
- Máte právo vznést námitky k přímému marketingu.
- Máte právo podat stížnost u regulátora nebo u orgánu na ochranu osobních údajů.
Společnost X-Document můžete kontaktovat na e-mailové adrese obchod@xdocument.cz, abyste si ověřili přesnost svých osobních údajů nebo abyste požádali o aktualizaci či odstranění vašich informací. Do řádku předmětu uveďte heslo „Access“ a podrobnosti své žádosti uveďte v textu zprávy. Společnost X-Document si vyhrazuje právo ověřit vaši totožnost a upravit rozsah a počet vašich požadavků. V některých případech může být vaše žádost odmítnuta na základě legitimní výjimky nebo v případech, kde vyhovění žádosti brání právní předpisy.
Osobní údaje dětí
Žádná z částí webu společnosti X-Document není určena dětem mladším 13 let (nebo v jiném, vyšším věku definovaném místními zákony), neshromažďuje vědomě osobní údaje dětí a děti nejsou cílovou skupinou jejího webu nebo produktů.
Zabezpečení osobních údajů
Společnost X-Document se zavázala chránit bezpečnost vašich osobních údajů a udržuje přísnou kontrolu přístupu k nim. K ochraně osobních údajů, které shromažďujeme a zpracováváme, používáme přiměřených a vhodných fyzických, technických a administrativních postupů. S informacemi zaslanými společnosti X-Document mohou pracovat pouze oprávnění zaměstnanci společnosti X-Document, přidružených společností, zprostředkovatelů a partnerů.
Web společnosti X-Document uchovává osobní údaje v prostředí chráněném heslem na serverech, které splňují zásady, standardy a postupy zabezpečení informací společnosti X-Document. K ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, používáním nebo zveřejněním používáme různé bezpečnostní technologie a postupy. Například uchováváme osobní údaje, které jste poskytli, v počítačových systémech s omezeným přístupem umístěných v kontrolovaných zařízeních. Když přenášíme citlivé osobní údaje, jako je heslo, přes internet, chráníme je pomocí šifrování.
Ochrana osobních údajů u našich zprostředkovatelů a partnerů
Pokud společnosti X-Document poskytnete osobní údaje, může být nutné je předat našim přidruženým společnostem, zprostředkovatelům nebo partnerům, kteří pak vyřizují objednávky nebo poskytují služby. Společnost X-Document požaduje, aby její přidružené společnosti, zprostředkovatelé a partneři zpracovávali osobní údaje se stejnou péčí jako společnost X-Document.
Soubory cookie, webové signály a možnosti ochrany osobních údajů
Co je to soubor cookie?
Soubory cookie jsou malé textové soubory, které do vašeho počítače nebo mobilního zařízení ukládají navštívené weby. Jsou často využívány k tomu, aby weby fungovaly efektivně a také poskytovaly informace majitelům stránek. Soubory cookie jsou užitečné, protože webu umožňují rozpoznat vaše zařízení, umožňují efektivní navigaci mezi stránkami, umožňují zapamatovat si vaše preference a obecně zlepšit vaše uživatelské prostředí.
Jak společnost X-Document používá soubory cookie?
Společnost X-Document používá soubory cookie k rozpoznání opakovaných návštěv na našich webech a usnadňuje zařízení navigaci na webu a online nakupování. Soubory cookie
ukládají vaši zemi a jazyk spolu s přiděleným náhodným ID relace. V některých případech soubory cookie ukládají informace o jméně a adrese, takže tyto informace nemusíte neustále znovu zadávat do dalších formulářů.
Informace ze souborů cookie, které společnost X-Document shromažďuje, nám pomáhají sledovat počet návštěvníků na našich webech v průběhu času a zjistit, zda se jedná o novou, či opakovanou návštěvu.
Společnost X-Document také spolupracuje s reklamními partnery třetích stran, kteří soubory cookie používají k poskytování reklamy společnosti X-Document na jiných webech a ke změření účinnosti našich reklamních kampaní. Ke sledování využití a aktivity na webu například používáme službu Google Analytics. Zde si můžete přečíst, jak služba Google Analytics používá vaše informace.
Co je webový signál?
Webový signál je elektronický otisk, který lze použít k rozpoznání souboru cookie ve vašem počítači nebo jiném zařízení, když si prohlížíte web nebo e-mail.
Jak společnost X-Document používá webové signály?
Společnost X-Document a reklamní partneři třetích stran mohou používat webové signály na našich webech, v našich e-mailech a v našich reklamách na jiných webech, aby změřili efektivitu našeho webu a naší reklamy. Webové signály například mohou počítat počet osob, které na náš web přešly z konkrétní reklamy, nebo počet osob, otevřou e-mailovou zprávu nebo na ni reagují.
Mohu blokovat soubory cookie a webové signály?
Ano, ve webovém prohlížeči máte možnost soubory cookie povolit, zakázat nebo smazat. Další informace najdete v nabídce „Nápověda“ vašeho prohlížeče. Pokud používání souborů cookie zablokujete, nebudete moci používat některé funkce na webu společnosti X-Document, včetně nákupního košíku a služeb online správy účtů. Některé webové signály můžete deaktivovat zakázáním souborů cookie.
Odkazy na jiné weby než weby společnosti X-Document.
Jiné weby, které mohou být přístupné prostřednictvím našeho webu, například pomocí tlačítek sociálních médií nebo jiných odkazů, o vás prostřednictvím použitím souborů cookie, webových signálů a dalších funkcí mohou shromažďovat určité informace. Nemáme přístup k těmto souborům cookie nebo ostatním funkcím, které weby třetích stran mohou používat, ani je nemůžeme kontrolovat, a naše prohlášení o ochraně osobních údajů se nevztahuje na postupy ochrany osobních údajů těchto webů třetích stran. Chcete-li zjistit další informace o postupech při ochraně osobních údajů na webech třetích stran, seznamte se s jejich prohlášením o ochraně osobních údajů a jejich nastaveními.
Možnosti ochrany osobních údajů: Jak společnost X-Document využívá zájmově orientovanou reklamu?
Weby ve spolupráci s online inzerenty shromažďují informace o návštěvnících a a jejich základě zobrazují reklamu, která je užitečnější a relevantnější. Tyto praktiky se označují jako zájmově orientovaná reklama nebo behaviorální online reklama. Společnost X-Document a naši reklamní partneři třetích stran mohou používat soubory cookie a webové signály pro poskytování zájmově orientované reklamy, která je relevantní a zaměřená na naše zákazníky a potenciální zákazníky. Při poskytování zájmově orientované reklamy společnost X-Document dodržuje ustanovení samoregulačního programu pro behaviorální online reklamu.
Jaké údaje web společnosti X-Document shromažďuje pro zájmově orientovanou reklamu?
Na základě vašich návštěv na webu xdocument.cz a jiných webech může společnost X-Document a naši reklamní partneři třetích stran používat soubory cookie nebo webové signály ke shromažďování informací pro účely zájmově orientované reklamy. Tyto soubory cookie zjistí prohlížené stránky, odkazy a reklamy, na které kliknete, další akce na těchto webech a web, z nějž jste na danou stránku přešli. Podobně mohou online inzerenti na základě vašich návštěv na webu xdocument.cz a jiných webech používat soubory cookie k poskytování reklamy od jiných společností než společnosti X-Document.
Kontaktování společnosti X-Document
Společnost X-Document vám může e-mailem posílat komerční nabídky inzerující naše produkty a služby. Pokud od společnosti X-Document dostáváte e-mailem komerční nabídky a chcete odběr těchto e-mailů zrušit, můžete učinit zasláním emailu na adresu obchod@xdocument.cz, nebo:
X-Document House Prague Group s.r.o. U Nákladového nádraží 6 Praha 3
Tato možnost odhlášení odběru neplatí pro komunikaci primárně za účelem dokončení objednávky, smluv, podpory, bezpečnostních varování o produktu, aktualizací softwaru nebo jiných administrativních nebo transakčních upozornění, jejichž primárním účelem není propagace.
Aktualizace tohoto prohlášení
Společnost X-Document si vyhrazuje právo kdykoli toto prohlášení změnit. Pokud provedeme změny, upravíme toto prohlášení o ochraně osobních údajů tak, aby tyto změny obsahovalo, a změníme datum nabytí účinnosti tohoto prohlášení.
Datum nabytí účinnosti tohoto prohlášení: 1. května 2018.
Co bylo upraveno v této aktualizaci?
Toto prohlášení o ochraně osobních údajů bylo aktualizováno tak, aby odráželo změny týkající se Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR)
